Réunion conseil administration du 19.12.2011
Présents: Emmanuel Ferrand, Guy Bonvin, Pierre Bonvin, Laëtitia Lachérade, Janine Ferrand, Andrée Lafaye, David Maljevac, Claude-Anne Berthier, Sophie Gay, Mathilde Vérichon, Bernard Rousseau.
Excusés: Alexandre Dalvai.
En préambule de la réunion il a été procédé au tirage des gagnants des clés USB de la tombola:
Voisin Caroline, Touret Christiane, Buvat Lucette, Scmitt Suzanne, Thévenin Lucas, Blanchisserie Verset, Planchin Caroline, Gétenet René, Batailler Irène et Thomas Jean-Claude.
D’autre part les numéros 6 de chaque carnet gagnent un des petits lots mis en jeu.
La tombola 2011 a dégagé un bénéfice net de 535 € au lieu de 1100 € soit une baisse de 50% du résultat final !!!
Cette année il avait été proposé de vendre des carnets de 10 billets au lieu de 20 billets cela a-t-il été une sage décision, apparemment non. Il faudra réfléchir à l’avenir de la tombola et faire le point pour l’assemblée générale.
Les calendriers 2011, le bilan n’est pas encore définitivement arrêté il en rentre toujours et jusqu’au mois de janvier. Le bureau a apprécié la forte mobilisation de la chorale pour la vente des calendriers. Au 19.12.2011 la vente des calendriers était en léger progrès par rapport à l’exercice précédent.
La Sainte Cécile 2011 a eu un coût de 2114.15€ (repas +boissons) à ce jour 625 € sont rentrés en caisse pour ceux qui devaient régler leur repas. La formule Michel Rubod semble plaire à une majorité mais il est possible qu’à l’avenir nous soyons amenés à revoir cette formule car le chef Rubod à d’autres projets et d’autres activités à développer.
Le concert de Sainte Cécile a vu la présence d’environ 130 personnes qui nous ont rapporté 524€ (entrées+programmes+buvette) et des frais qui s’élévent à 140 €.
Les 3 représentations du groupe théâtral ont rapporté 2191,45 € à déduire 251,47 € de SACD et 14 € de frais d’envoi. Les déplacement à Chantelle et Lurcy-Lévis ont respectivement rapporté 250 € et 280 €.
L’Assemblée Générale est fixée au samedi 21 janvier 2012 à 19h30 salle des répétitions. Les réunions de section sont fixées au mardi 3.01.2012 pour la section théâtre, au mercredi 4.01.2012 pour la section chorale et au samedi 7.01.2012 pour l’harmonie.
Les membres du bureau rééligibles cette année sont:
-Mathilde Vérichon (élue en 2011 à la place de Valérie De Matos)
-Ferrand Janine
-Laëtitia Lacherade
-Alexandre Dalvai (élu en 2011 à la place de Benoit Redon)
Tous les élus sont candidats à leur réélection.
Questions diverses
- achats d’instruments faire le point sur les acquisitions d’instruments de Bellenaves et du chariot de percussion et faire le point sur la perception des subventions liées à ces dépenses. Fabrice Brandon souhaiterait que l’on fasse l’acquisition de la cinquième timbale.
-le groupe théâtral a besoin d’un nouveau décor pour la pièce de cette année et il souhaiterait que ce dernier soit conçu avec des matériaux plus légers et avec une structure moins haute, afin de pouvoir l’installer plus aisément lors des déplacements dans les salles des fêtes. Ceci est tout a fait possible il faut voir avaec les services techniques l’harmonie se chargeant de payer les matériaux et fournitures. Le groupe théâtral accueille cette deux nouveaux à savoir Catherine Bidet et Pierrick Bouleau.
-10 mars 2012 réception de la Semeuse de Cusset l’après-midi donc petite collation à prévoir à l’issue du concert. Le concert de Saint Cécile le 15 ou 16 décembre 2012 en fonction du jour retenu à savoir le samedi soir ou le dimanche après-midi.
- Concert avec Elisabeth Vidal le 5 mai 2012 il y aurait des problèmes quant aux subventions. Dossier à suivre.
- Possibilité de prévoir des menus enfants pour la Sainte Cécile.
-Relancer le site internet pour le rendre plus vivant, reste à savoir qui le fait ? Et qu’est-ce que l’on met dedans ? Voir si l’on souhaite un site ou un blog.
- Pour les sorties d’été faut-il mettre en place des « vacances « de l’harmonie ? Cela ne semble pas être une sage décision il faut s’adapter selon les propositions qui nous sont faites. Le festival viticole et gourmand est fixé cette année (cavalcade) au week-end du 18 et 19 août 2012.
La séance a été levée à 22h10.
Le secrétaire Bernard Rousseau
Conseil d’Administration du 27 septembre 2011
Présents : Sophie Gay , Andrée Lafaye , Emmanuel Ferrand , Guy Bonvin , Laetitia Lachérade , Alexandre Dalvai, , David Maljevac , Janine Ferrand
Excusé : Bernard Rousseau , Mathilde Vérichon, Patricia Peronnet , Claude Berthier
Absent :
Ordre du jour :
-Programmation de l’année
-Organisation Ste Cécile
-Calendriers
-Tombola
-Questions diverses
I)Programmation de l’année:
La section théâtre donnera deux représentations de la pièce de théâtre Toc-toc le 7 octobre à Chantelle et le 28 octobre à Lurcy Levis. Les dates des représentations 2012 au théâtre de St Pourçain seraient les 30, 31 et 01 avril 2012.
L’Harmonie donnera son concert de Ste Cécile le 11 décembre à 15h salle Jean Reynaud, recevra la Semeuse de Cusset le 10 mars 2012 lieu à préciser, et un concert le 12 mai lieu à préciser sur les musiques de films. Cette dernière date pourrait être en concurrence avec la section chorale, Sophie Gay verra avec Sophie Thomas.
L’Harmonie participera au 150e anniversaire de la Société Musicale de Vichy le 1 juillet 2012.
La Chorale participera à un concert de deux chanteurs professionnels le 5 mai 2012 à l’église de St Pourçain.
La vente des calendriers se fera le 13 novembre au matin.
L’assemblée générale sera le 21 janvier 2012.
II)Ste Cécile :
Samedi 19 novembre au soir réception à 19h à la mairie, puis repas à Bayet et le 20 novembre messe à l’église de St Pourçain.
Laétitia s’occupe du vin, Andrée Lafaye du fromage et Janine Ferrand du pain et du dessert, le repas étant assuré par le chef Rubod.
Il sera demandé une participation de 15€ par personne au repas sauf pour ceux qui auront participé à la vente des calendriers.
Les inscriptions doivent se faire rapidement afin de jauger les quantités à acheter.
III)Calendriers :
Le calendrier 2012 est arrivé, il ne reste plus qu’à le distribuer. Chaque équipe peut déjà commencer le travail, sachant que la date officielle de vente sera le 13 novembre au matin.
IV)Tombola :
Les carnets sont distribués depuis juin 2011, il faut stimuler la vente et le tirage sera le 11 décembre lors du concert de Ste Cécile.
L’achat des lots est en cours de réalisation.
V)Questions diverses :
-Sophie souhaite que la réalisation de la publicité et notamment les programmes à vendre lors des manifestations lui soit communiqué suffisamment à l’avance.
-Emmanuel engage le débat des cotisations des membres et de l’idée exprimée que les membres des sections chorale et théâtre payent plus cher afin de compenser leur faible participation aux manifestations telles que la vente des calendriers ou de la tombola.
Tous réfutent l’idée de membres différents dans une seule et même association. Au contraire le fait de participer à une association est l’inverse de l’achat d’une prestation de service. Les membres doivent s’impliquer pour leur plaisir et autant pour le fonctionnement de l’association.
-Il sera demandé à la Présidente de Bellenave de réaliser la facture de vente des instruments.
-Le Conseil décide de nommer directeur adjoint Jean-Baptiste Guynot aux côtés de la directrice pour l’aider dans sa tâche sur l’orchestre d’harmonie et la batterie. Ludovic Ladevie gardant cette fonction identique pour le moment.
-Alexandre fait le compte rendu d’une réunion de la commission jeunes, au cours de laquelle a été abordé un certain nombre de points tels que les costumes, et la programmation musicale.
La séance est levée à 22h15
Conseil d’Administration du 12 avril 2011
Présents : Sophie Gay , Andrée Lafaye , Emmanuel Ferrand , Guy Bonvin , Laetitia Lachérade , Alexandre Dalvai, Mathilde Vérichon, David Maljevac , Patricia Peronnet , Janine Ferrand
Excusé : Bernard Rousseau
Absent : Claude Berthier
Ordre du jour :
-Ste Cécile
-Calendriers
-Tombola
-Achat d’instruments
-Questions diverses
I)Ste Cécile : Tous conviennent de reconduire la formule de l’an passé à savoir réception le 19 novembre 2011 en mairie à 19h suivie du banquet à la salle des fêtes de Bayet où sera servi un repas préparé par le chef Rubod.
L’animation se fera par Alec et Martine Masson.
Le dimanche 20 l’animation habituelle de la messe à 10h30 à St Pourçain
Le concert aura lieu le 11 décembre à la salle Jean Reynaud.
II)Calendriers : L’organisation va être revue dans l’objectif de souplesse, afin que la vente puisse se faire dès le début octobre par des équipes organisées de volontaires.
Il faudra remotiver les membres de l’Harmonie pour la vente.
III)Tombola : Le bilan de l’an dernier est de 1100€ de bénéfice, loin des 3000€ d’objectif. La cause principale est sans doute un objectif trop élevé, peut être beaucoup de lots et trop chers.
Il est tout de même décidé de reconduire l’opération et d’établir un règlement afin d’éviter quelques écueils.
Il est décidé de maintenir le prix des tickets à 3€ mais de faire des carnets de 10 au lieu des carnets de 20 tickets.
L’objectif est de faire un chiffre d’affaire de 3600€ soit 1200 tickets à vendre.
Il va être acheté 1800€ de lots, sous forme de :
1 voyage de 3 jours dans une capitale européenne
1 spectacle d’humoriste
1 notebook
1 smartbox
Des bons d’achat chez les commerçants nous prenant des publicités sur le calendrier
Ainsi que des petits lots.
IV)Achat d’instruments : L’entente Chantelle-Bellenaves s’étant dissociée, la présidente de Bellenaves maintenant musicienne sur les rangs de l’harmonie, a proposé les instruments propriété de la société devenue en sommeil, à l’acquisition de l’Harmonie.
Il est convenu de racheter : Une clarinette Buffet Crampon E13 de 1997 pour 300€, un soubasophone Yamaha de 1993 pour 625€, un cornet Yamaha de 1994 pour 100€ et un piccolo Yamaha de 1994 pour 300€.
V)Questions diverses :- Le bilan des représentations théâtrales des 1er, 2 et 3 avril donnent un chiffre d’affaire comprenant les entrées et la vente de programme de 2191€. Le bilan net reste à établir en fonction de factures à recevoir à ce jour.
Il existe une mésentente profonde entre les acteurs de la troupe théâtrale et la metteur en scène, les acteurs voulant pour l’an prochain se passer des services de Laurence Calabrese.
-Alexandre et Mathilde sont chargés de rassembler les plus jeunes de l’Harmonie afin de concevoir ensemble un projet et d’exprimer ensemble les désirs de tous ordres de cette catégorie de sociétaires.
-Un projet porté par la section chorale, d’un concert en mai 2012 accompagnant deux solistes de renommée internationale est en cours d’élaboration, ces deux solistes ayant des attaches familiales à St Pourçain et voulant se produire dans le cadre d’un concert caritatif. Sophie Gay , Sophie Thomas et Janine Ferrand sont chargées d’établir de projet qui sera validé lors d’un prochain conseil d’administration.
-Point sur les dates : 12 juin congrès départemental des pompiers à St Pourçain, 24 juillet prestation à Ebreuil, 7 août cavalcade à Montmarault, 11 septembre congrès d’anciens combattants à St Pourçain, 18 mars 2012 concert avec la Semeuse de Cusset, en retour de leur invitation de 2010.
La troupe théâtrale envisage de se produire le 7 octobre à Chantelle et le 14 octobre à Bellenaves
-Il est fait le point sur le port des costumes par les musiciens lors des manifestations et particulièrement des concerts et la nécessité d’uniformisation pour tous les musiciens. Le costume étant pantalon noir, chemise blanche avec nœud papillon et veste. Le chef peut décider ou non l’usage de la veste au dernier moment. Si le besoin est, des costumes supplémentaires peuvent être confectionnés, il suffit aux musiciens manquant de costumes de se manifester.
La date du prochain CA est fixée au 31 mai
La séance est levée à 22h25
